Digitalizace interní komunikace: Jak zefektivnit práci zaměstnanců, zároveň ušetřit čas a zvýšit výkonnost firmy.

Sdílejte jednodušeji se zaměstnanci firemní vizi, cíle a hodnoty

Komunikace uvnitř firmy pomáhá z velké části budovat firemní kulturu, protože zvyšuje motivaci zaměstnanců a tím jejich produktivitu. Digitální technologie zlepšují fungování procesů a služeb. Je mnohem jednodušší společně sdílet vize, cíle a hodnoty celé firmy, ke kterým máte neomezený přístup a najdete je přehledně na jednom místě. Ke každé implementaci digitalizace je potřeba přistoupit jako k tvorbě marketingové strategie. Co je cílem? Kdo jsou uživatelé a jejich potřeby? Jakými komunikačními kanály se jim řešení představí? A mnoho dalších otázek je potřeba zodpovědět, ještě před tím, než se pro komunitní portál rozhodnete. Velkou výhodou je mít dodavatele, který kombinuje znalost IT a marketingových procesů.

Jaká řešení na trhu existují?

Pro rychlou komunikaci najdete mnoho mobilních aplikací, které na českém trhu existují, pro větší firmy, které potřebují digitalizace navzájem integrovat doporučujeme sáhnout pro větším a flexibilnějším řešení. Jako inspiraci můžeme představit náš vlastní produkt – Komunitní portál ONETEAM, který kompletně zajišťuje digitalizovanou interní komunikaci ve firmě. V létě jsme o něm napsali rozhovor s projektovou manažerkou, který přibližuje konkrétní vlastnosti a služby.

Proč se vlastně digitalizuje interní komunikace?  Aneb FLEXIBILNÍ ONLINE KOMUNIKACE versus KLASICKÉ PORADY

Aktuální generace zaměstnanců v produktivním věku vnímají technologie jako nerozlučitelnou součást svého každodenního života. Online komunikace získává na síle i díky nárůstu práce na dálku, která je čím dál více nabízena v jakýchkoliv pozicích spojených s prací u počítače.

Trvat na osobním setkání se v době pandemie nedá a neustále odkládat klíčové schůzky by byla firemní smrt, manažeři jsou nuceni přizpůsobit se jiným formám setkání. Pravdu je, že ale mnohým lidem kontakt chybí, například v obchodě. Z hlediska interní komunikace také. Z výzkumu personální společnosti Předvýběr.cz pro Hospodářské noviny vyplívá, že 45 % firem stále dává přednost klasickým poradám. Například při řešení zásadní strategie rozvoje firmy. Otázka je, jestli se nejedná jen o strach z neznáma v případě moderních technologií, které umožňují online sdílení schůzek. Kdo z vás na začátku roku 2020 znal nástroj zoom.us? A nyní je běžnou součástí našich pracovních životů.

Co mohou komunitní portály jednoduše nahradit již od prvního dne fungování?

Těžkopádné plánovaní hromadných videokonferencí, kde díky webkameře a mikrofonu spolu může komunikovat velké množství zaměstnanců je výzvou pro každého organizátora, automatizace i notifikace zaměstnanců přímo do jejich pracovních kalendářů jsou pak vítaným pomocníkem.

• Organizování schůzek, interview, informačních porad atd.

Může se jich účastnit velké množství lidí a společně tak sdílet důležité informace. Zaměstnanci se k nim připojují jak z počítače, tak přes mobil.

• Chatovací software a možnost zpětné vazby

Fungují na podobném principu jako chatování na sociálních sítích s tím rozdílem, že jsou určeny pouze pro pracovníky dané firmy a jejich vzájemné rychlé komunikaci během práce. Vytvářejí se i různá seskupení s cílem předat informace konkrétní skupině zaměstnanců, například marketingové oddělení.

• Firemní newslettery a sdílení vize, cílů a hodnot

Klasika v podobě e-mailové komunikace na oblíbenosti pomalu klesá, a zaměstnanci čím dál více začínají upřednostňovat online přehledy, které jsou pro mladší generace přirozenější, i proto je potřeba hledat modernější kanály. Například interní zpravodajský portál s videi.

Jak se daří digitální transformaci?

Průzkum Adaptace zaměstnanců a manažerů na digitální transformaci organizací odhalil, že:

• díky digitálním technologiím vnímá ekonomiku i život společnosti v ČR celkově kvalitněji 75 % respondentů.
• významným kritériem je růst kvality, rychlosti a spolehlivosti internetu, který umožňuje 66 % zaměstnanců využívat více a častěji digitální technologie.

Co zaměstnanci na digitalizaci oceňují nejvíce?

Principem komunitních portálů je sjednocení informací, cílenost a jednoduchost komunikace, úbytek administrativy i zvyšování loajality zaměstnanců.

Zaměstnancům se na nich líbí zejména:

• Možnost napojení na stávající interní systémy - ERP, e-learning, personální SW apod.
• Neomezená dostupnost 24/7
• Provoz na všech zařízeních – PC, tablet, smartphony
• Přidání různých sekcí:
• kalendář akcí,
• e-shop firemních produktů,
• spolujízda,
• vnitrofiremní bazar,
• kniha přání a stížností. 

Ve firmě Hyundai používají zaměstnanecký portál Hyundai PLUS postavený na platformě ONETEAM, více o implementaci shrnuje tento článek. Rádi pomůžeme i vaší firmě zlepšit interní komunikaci na maximum a tím budovat pevnější firemní kulturu.